Antonio no tiene tiempo para definir la estrategia de su empresa, Sofía quiere cambiar de trabajo y no tiene tiempo de parar para pensar como hacerlo, José entrega con retraso sus informes porque no tiene tiempo para todos, Julia no tiene tiempo para hacer todo lo que quiere, Marc y Albert no tienen tiempo para crear el sitio web de su empresa…
Tener tiempo implica saber gestionar las prioridades.
No saber gestionar prioridades nos puede ocasionar diversos inconvenientes; por ejemplo, perder un cliente con potencial importante por no dedicarle el esfuerzo necesario, quedar mal con un socio (un jefe, un cliente) por no entregar lo prometido a tiempo, continuar haciendo más de lo mismo por no dejar espacio a nuestra creatividad.
Gestionar las prioridades significa saber definir y conducir tres aspectos:
- definir el marco de prioridades,
- velar por conseguir lo definido, y
- ajustar el marco de prioridades a la realidad.
¿Cómo definir el marco de prioridades?
Definir el marco significa tener claro de cuanto tiempo disponemos para nuestra actividad profesional y decidir qué hacemos con este tiempo.
Cuando trabajemos por cuenta ajena, los horarios nos pueden venir marcados (aunque podemos decidir trabajar horas extras o, al contrario, en horario reducido), pero a menudo tenemos cierta autonomía para decidir en qué empleamos el tiempo. Cuando trabajamos por cuenta propia, es imprescindible ser conscientes de cuánto tiempo vamos a dedicar a nuestro negocio. Recomiendo clarificar el equilibrio entre tiempo profesional, social, familiar y personal por día, semana o año.
Así, Sofía siempre ha valorado mucho poder tener más días de vacaciones de lo habitual por año, Belén valora tener tiempo cada día para sus hijos, Isabel quiere dedicar tiempo a sus creaciones artísticas, Manuel quiere participar en proyectos humanitarios, Juan quiere tener tiempo para implicarse en nuevos proyectos además de su trabajo.
Recomiendo, por lo tanto, saber exactamente cuántos días vamos a dedicar a nuestra actividad por año (y la media de horas por día).
En todos los casos, a continuación, debemos decidir como repartimos nuestro tiempo en los cuatro tipos de tareas que cada uno de nosotros tenemos que asegurar (o sea, las tareas de las que nadie se puede librar de dedicar tiempo). Los cuatro tipos son:
- el trabajo productivo que nos permite facturar y ganar dinero cuando trabajamos por cuenta propia — es la definición de nuestro puesto de trabajo si trabajamos por cuenta ajena;
- el trabajo comercial o de venta que incluye todo lo que nos permite adquirir nuevos clientes, proyectos, responsabilidades o tareas;
- el trabajo de gestión que incluye la gestión de personas — comunicación, capacitación, retribución… — y también incluye los aspectos económicos — facturar, cobrar, contabilizar, controlar — es importante poder crear argumentos para pedir aumentos de sueldo cuando trabajamos en una empresa; y
- el trabajo de innovación que cubre todo lo que podemos hacer para mejorar el funcionamiento, acelerar la ampliación y anticiparnos para preparar nuestro negocio o actividad para el futuro.
Recomiendo escribir los porcentajes de tiempo definidos y escribir lo que significa en número de días por año. Luego, durante el año, recomiendo comprobar cómo se reparte en realidad nuestro tiempo (yo lo hago con una hoja de cálculo Excel anual pero también se pueden hacer controles periódicos).
¿Cómo velar por conseguir lo definido?
Supervisamos a qué dedicamos el tiempo y a menudo constatamos que no corresponde a lo que teníamos previsto en nuestro marco. Hay diversos factores que pueden contribuir a generar esta distorsión:
- Nos puede pasar que nos resulte más fácil quedarnos en nuestra zona de confort. No hacer tareas comerciales, no controlar las finanzas, no gestionar el equipo, no dedicar tiempo a la innovación… son ejemplos de lo que podemos dejar de lado para dedicar más tiempo a los que sabemos y nos gusta hacer.
- Nos puede pasar que buscamos la perfección en lo que hacemos — leed la topoguía sobre cómo evitar este riesgo
- Nos puede pasar que nos dejemos llevar por la rutina. Mil tareas que hacer que llegan de fuera o que nos inventamos y los días van pasando sin respetar los objetivos de reparto marcados.
¿Cómo ajustar el marco de prioridades a la realidad?
Cuando observamos una distorsión entre el marco definido y la realidad observada, es urgente tomar medidas para corregirla.
Puede ser que el marco fuese ambicioso. Por ejemplo, puede pasar que dedicar solo el 40 % de nuestro tiempo a producir no nos permita facturar lo suficiente o hacer todo lo que nos piden en la empresa. Podemos tomar la decisión de cambiar la meta.
Tal vez lo mejor sea no cambiar la meta y aplicar herramientas que permitan respetarla.
- Podemos aplicar la ley de Pareto. La ley de Pareto nos dice que el 20 % de nuestros esfuerzos nos permiten alcanzar el 80 % de nuestros objetivos. Se trata de analizar lo que hacemos y centrarnos en lo que nos permita, por ejemplo, facturar más (o tener más notoriedad, reconocimiento en la empresa, más relaciones o más referencias). Es el caso de Isabel, que tiene actividades múltiples, unas facturadas a 20 € la hora y las otras facturadas a 100 € la hora ¿En cuáles pensáis que debe centrarse? -
- Pensad en delegar. Se trata de analizar lo que hacemos y delegar todo lo que nos reste energía o no sepamos hacer para dedicar nuestro tiempo a lo que hacemos bien y con ganas y, por lo tanto, ser más productivos.
- Debemos saber escoger qué hacemos primero y qué descartamos. Cuando tenemos una lista de actividades, recomiendo descartar las que no sean ni fáciles de hacer ni puedan dar muchos resultados a corto plazo. De las que quedan, recomiendo hacer primero las que sean más fáciles de hacer y que tengan el mayor potencial de dar resultados a corto plazo. Es el caso de Víctor, que quiere obtener citas para presentar su nuevo proyecto — se va dedicar primero a llamar a sus contactos que ya le conocen y que pueden tener interés en lo que quiere presentar descartando todos los nombres de complicado acceso y dudosa capacidad de inversión en su proyecto.
- Podemos decir que no a lo que no entra en nuestros planes. Esto requiere una excelente definición del marco de prioridades. Si no está definido con realismo y no ponemos por delante todo lo que nos parece importante en nuestra vida va a ser difícil decir que no. Puede generar frustración. Cuando el marco está claro y sabemos que debemos decir que no, también nos puede costar por miedo a quedar mal con nuestro interlocutor. Recomiendo ser asertivos y, si podemos, acompañar la negativa con soluciones alternativas.
Gestionar las prioridades es lo que hemos de recordar y aplicar para tener tiempo para lo que queremos. Debemos definir el marco de nuestras prioridades, velar por alcanzar nuestras metas y corregir lo que haga falta sin esperar.
Adoptar el ritual de gestionar las prioridades nos permite también estar más seguros de que lo que hacemos es coherente con el camino que nos hemos marcado. Evita malestar,
remordimientos e incluso burn-outs. Nos permite estar más atentos a las oportunidades que surgen en la vida.
Os animo a ver la metáfora del frasco y las piedras inspirada de Stephen Covey para recordar dar prioridad a lo importante. .